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Bei der Organisation von Veranstaltungen stehen nicht nur die strahlenden Bühnenlichter im Rampenlicht, sondern auch die rechtlichen Verpflichtungen, die mit Verantwortung und Haftung einhergehen. Während der Durchführung einer Veranstaltung ist es von entscheidender Bedeutung, sich darüber im Klaren zu sein, was alles erforderlich ist. Dabei geht es nicht nur um die Auswahl von Getränken, Sitzgelegenheiten und Dienstleistern.
Die Verantwortung für eine Veranstaltung ist stufenweise zu betrachten und fängt im eigenen Verein mit der Schaffung einer klaren Organisationsstruktur an. Dies umfasst das Festlegen von Rollen und Zuständigkeiten der Mitglieder und Beteiligten für die geplante Veranstaltung. Weiterführend das Übertragen von Pflichten, um den rechtlichen Rahmen zu klären. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Personen die richtigen Qualifikationen haben und über die erforderlichen Mittel verfügen, um ihre Aufgaben eigenverantwortlich auszuführen.
Teil dieser Verantwortung ist es sicherzustellen, dass Aufgaben entsprechend umgesetzt werden. Dieser Prozess wird als Auswahl, Organisation und Kontrollverantwortung (oft AOK genannt) bezeichnet.“
Diese Verantwortung ist nicht delegierbar und liegt immer unmittelbar beim Vereinsvorstand. Im nächsten Schritt, nachdem im Verein eine Aufbauorganisation geschaffen ist, geht es weiter mit den Dienstleistern, die benötigt werden, um die Veranstaltung umzusetzen. Diese müssen entsprechend ihrer Fähigkeiten und Qualifikation ausgewählt werden.
Hier ein paar beispielhaft genannte Prüffragen für die Auswahl eines Dienstleisters:
- Ist der Dienstleister fachlich und sachlich geeignet, um diese Veranstaltung durchzuführen?
- Gibt es Erfahrungen mit Veranstaltungen oder Komplexität in der Größenordnung?
- Verfügt der Dienstleister über Fachpersonal und Fachkräfte?
- Sind die Arbeitsmittel geeignet und in einem ordnungsgemäßen Zustand?
Bei einem aktuellen Beispiel hat der Verein einen Hobby-DJ gebucht, der eine Diskoveranstaltung beschallen sollte. Die Technik war nicht nur nicht geeignet, sondern auch nicht geprüft. Auch der DJ selbst war völlig mit der Situation der Veranstaltung überfordert und sorgte für Unruhe. Sehr oft spielt Glück eine Rolle und sehr viele Situationen, die mir im Alltag begegnen, sind ein Balanceakt. Ein weiteres Beispiel: Bei einem Dienstleister hat in einer ähnlichen Situation das Equipment angefangen zu brennen. Auch hier ist alles gut gegangen. Neben dem Imageschaden, der durch die Social-Media-Welt geht, muss der Verein sich seiner Auswahlverantwortung bewusst sein. Es hätte auch schief gehen können.
Kommt es zum Sach- oder Personenschaden, trifft den Verein möglicherweise ein Auswahlverschulden; dies ist immer von der Situation abhängig und entscheidet am Ende ein Richter.
Als nächster Schritt kommt die Organisationsverantwortung. Es muss sichergestellt werden, dass der Dienstleister seitens des Vereins alles zur Verfügung gestellt bekommt, was er für die Durchführung einer Veranstaltung benötigt.
Auch hier sind ein paar Beispiele zu nennen:
- Ein durchdachter und mit dem Dienstleister und Künstlern abgestimmter Ablaufplan der Veranstaltung.
- Das rechtzeitige Aufschließen der Location.
- Bereitstellen von Getränken.
- Öffnen von Toiletten und Notausgängen.
Nicht allzu selten begegnen mir im Alltag Ablaufpläne, die nicht umsetzbar sind, was immer wieder zu Unmut bei Künstlern und Gästen führt. Eine Veranstaltung, die ein festgelegtes Ende hat und ein Künstler durch schlechte Planung nicht mehr auftreten kann. Hier kann es zu Ausschreitungen im Publikum kommen.
Die Kontrollverantwortung bezieht sich darauf, ob bei der Umsetzung auch wirklich alles wie geplant umgesetzt wird. Es müssen im Verein Positionen besetzt sein, sprich Personen müssen physisch anwesend sein. Wie etwa der Veranstaltungsleiter. Dienstleister müssen entsprechend der Vorgaben Equipment sicher aufbauen und betreiben und sich dabei an den gesetzlichen Vorgaben halten.
Personen mit Funktion müssen auch nüchtern bleiben, dasselbe gilt auch für den Dienstleister und den DJ.
Die DGUV-V1 besagt:
„Nach § 15 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1 dürfen Versicherte sich durch den Konsum von Alkohol, Drogen oder anderen berauschenden Mitteln nicht in einen Zustand versetzen, durch den sie sich selbst oder andere gefährden können. Gleichzeitig dürfen Unternehmer nach § 7 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1 Versicherte, die erkennbar nicht in der Lage sind, eine Arbeit ohne Gefahr für sich oder andere auszuführen mit dieser Arbeit nicht beschäftigen.“
Gesetzliche Vorgaben müssen eingehalten werden. Die Verantwortung des Vorstandes für den sicheren Vereinsbetrieb ergibt sich einerseits aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und andererseits aus dem Sozialgesetzbuch VII (SGB VII) und der Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“ (DGUV Vorschrift 1).
Dies zählt alles zur Kontrollverantwortung.
Die Vorstandsmitglieder tragen nicht nur die Verantwortung in ihrer offiziellen Funktion, sondern auch auf persönlicher Ebene. Die Privathaftung tritt ein, wenn die Vorstandsmitglieder ihre Pflichten in grob fahrlässiger oder vorsätzlicher Weise verletzen. Diese private Verantwortung ist nicht zu unterschätzen und erfordert ein tiefes Verständnis für die rechtlichen Aspekte.
Dies kann schon der Fall sein, wenn Fehler in der Auswahl Organisation und Kontrollverantwortung vorliegen oder die Aufbauorganisation im eigenen Verein durch Benennung von Rechten und Pflichten nicht geregelt sind, die für eine Veranstaltung notwendig sind.
Als Meister für Veranstaltungstechnik kann ich helfen, Sie entsprechend Ihrer Verantwortung zu beraten. Eine Organisationsstruktur aufzubauen, um ein Konzept zu entwerfen, Veranstaltungen sicher durchzuführen. Technische Abnahmen durchzuführen, um die Funktion der Technik zu überprüfen und potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren. Die Freigabe für den Spiel- und Probenbetrieb zu erteilen, wie von der DGUV-V17/18 gefordert.
